Kötelezettségek rendszerének felállítása

Kötelezettség-fizetési rendszer szervezetten fizeti ki a vállalkozás számláit. Ennek a rendszernek az a célja, hogy időben teljesítsen fizetéseket és a megfelelő összegeket kifizesse a megfelelő beszállítóknak. A következő lépések használhatók egy ilyen rendszer felállítására:

  1. Válassza ki a szoftvert . Vásároljon egy beszerezhető könyvelési szoftvercsomagot, amely tartalmaz egy szállítói kötelezettséget. Keressen olyan szabványos szolgáltatásokat, mint az a szabványos fizetési információk beállításának lehetősége az egyes szállítók számára, a duplikált számlák felkutatása, a korai fizetési kedvezmények kihasználása és az elektronikus fizetések.

  2. Állítsa be a beszállítókat . Írja be a szállító törzsfájljába a szoftverben az egyes szállítókra vonatkozó neveket, címeket, fizetési feltételeket és alapértelmezett főkönyvi költségszámlákat.

  3. Írja be a számlákat . Írja be az egyes számlákat az elszámolási rendszerbe. Ennek során meg kell adni a számla dátumát (nem az átvétel dátumát) és a fizetendő összeget.

  4. Számlák jóváhagyása . Hozzon létre egy rendszert, hogy vagy a vezetők egyenként jóváhagyják az egyes szállítói számlákat, amikor megérkeznek, vagy pedig negatív jóváhagyásokat alkalmaznak, ahol a vezetőknek csak akkor kell értesíteniük a fizetendő személyzetet, ha nem hagyják jóvá a fizetést. Munkafolyamat-kezelő rendszert lehetne integrálni a rendszerbe a jóváhagyások állapotának nyomon követése érdekében.

  5. Fizetés ütemezése . Tegyen egy próbaüzenetet, hogy a szoftverből kinyomtassa az összes fizetendő esedékes számla felsorolását, és ellenőrizze, hogy a jelentés tartalmazza-e azokat a számlákat, amelyeket a kiválasztott dátumtartományon belül kell kifizetni.

  6. Ellenőrizze az ellenőrző futtatást . Jelölje be a szoftverben az összes jóváhagyott fizetést, és nyomtasson ki egy csekket a számlák kifizetéséhez. Győződjön meg arról, hogy a rendszer csak azokat a csekkeket fizeti, amelyeket kiválasztott.

  7. Aláírási ellenőrzések . Jelöljön ki egy személyt az elsődleges ellenőrző aláírónak, valamint egy másik személyt a biztonsági ellenőrzés aláírójának. Tájékoztassa ezeket az embereket kötelességeikről az egyes csekkekhez csatolt biztonsági dokumentumok vizsgálata során.

Az előző lépések lefedik azokat az alapvető műveleteket, amelyek a kötelezettségek elszámolási rendszeren keresztüli feldolgozásához kapcsolódnak. A következő további elemek építhetők bele:

  • Háromirányú illesztés . Szükséges lehet, hogy egy szállítói ügyintéző egyeztesse a szállító számláit a vállalat kapcsolódó megrendeléseivel és az esetleges fogadó dokumentumokkal. Erre az egyeztetésre lehet szükség annak biztosításához, hogy a vállalkozás csak a megfelelően engedélyezett és beérkezett tételekért fizet.

  • Költségjelentések . Állítson be egy rendszert, amely előírja az alkalmazottaknak, hogy nyújtsanak be költségjelentési űrlapokat, amelyekhez csatolják a megvásárolt tételek nyugtáját. Ez a rendszer tartalmazhat egy sor utazási rendet, amely meghatározza, hogy mely költségeket térítik meg.

  • Beszerzési kártyák . Hozza létre azt a rendszert, amely alapján a beszerzési kártyákat kiállítják azon alkalmazottak közül, akik jogosultak a kártyákkal történő vásárlásra a vállalat nevében. Tartalmazza az eljárásokat a kártyakivonatok hibakeresésére és a teljes körűen áttekintett kimutatások benyújtására a fizetendő személyzet részére fizetési feldolgozás céljából.

Szükség lehet arra is, hogy válasszon egy ellenőrzést a fizetési kötelezettségek rendszeréből, hogy csökkentse a túlzott fizetések kockázatát.