Az egyeztetési nyilatkozat egy olyan dokumentum, amely a vállalat saját számlaegyenleg-nyilvántartásával kezdődik, összeadó és kivonó elemeket tartalmaz egy további oszlopban, majd ezeket a kiigazításokat felhasználva eléri a harmadik fél által vezetett azonos nyilvántartást. Az egyeztetési nyilatkozat célja a vállalati számla egyenlegének valódiságának független ellenőrzése, valamint a számla két változata közötti különbségek tisztázása.
A két számla közötti különbségeket az egyeztetési nyilatkozat részletezi, amely megkönnyíti annak meghatározását, hogy az egyeztetési elemek közül melyik lehet érvénytelen és ki kell igazítani. Az egyeztetési nyilatkozatok hasznos eszközök mind a belső, mind a külső auditorok számára. A külső könyvvizsgálók valószínűleg belső készítésű egyeztetési kimutatásokat akarnak majd használni ellenőrzési eljárásuk részeként, mivel a kimutatások lehetővé teszik számukra a tételek egyeztetését, különösen a nagy mérlegű számlákon, amelyek a pénzügyi kimutatások lényegesen jelentős elemei.
Az egyeztetési nyilatkozatok általában a következő helyzetekben készülnek:
Bankszámlák . A banki egyeztetés összehasonlítja az egyenleget a társaság készpénzegyenlegének és a banki változat között, jellemzően sok egyeztetési tétellel, például tranzit betétek és nem csekkek esetében. Ezt az egyeztetést általában modulként biztosítják a vállalat könyvelési szoftverén belül.
Adósság számlák . Az adósságegyeztetés összehasonlítja a vállalat és hitelezője szerint fennálló tartozásokat. Előfordulhatnak egyeztetést igénylő különbségek, amikor a vállalat fizet a hitelezőnek, és a hitelező még nem könyvelte el a befizetést a könyveiben.
Követelések . A követelések egyeztetését általában informális alapon állítják össze az egyes ügyfelek számára, és összehasonlítja a fennálló követelések egyenlegét a vállalat verziójával.
Kötelezettségek . A fizetési kötelezettségek egyeztetését szintén általában informális alapon állítja össze az egyes szállítók, és összehasonlítják a fennálló fizetendő egyenlegek verzióját a vállalat verziójával.
Legalább az egyeztetési nyilatkozatok hasznosak az időzítési különbségek észleléséhez abban az esetben, amikor ugyanazt a tranzakciót mindkét fél rögzíti. A kimutatások még hasznosabbak az ügyletnél nyilvántartott összegek közötti lényeges különbségek tisztázása érdekében, amelyekhez bármelyik fél kiigazítást igényelhet a rögzített egyenlegének módosításához.
