Kiadási ciklus

A kiadási ciklus az áruk és szolgáltatások beszerzésével és fizetésével kapcsolatos tevékenységek összessége. Ezek a tevékenységek magukban foglalják a beszerzendő termékek meghatározását, a beszerzési tevékenységeket, az áruk átvételét és a beszállítóknak történő kifizetéseket. A kiadási ciklus bevitelének nagy része az értékesítési ciklusból származik, ahol a vásárlási igényeket a vevői megrendelések mennyisége és típusa vezérli.

A kiadási ciklus több különálló elemből áll, beleértve az áruk és szolgáltatások igénylését, a szállító kiválasztását, az áruk és szolgáltatások megrendelését, azok átvételét és azok utólagos fizetését. A teljes kiadási ciklus a következő tevékenységeket tartalmazza:

  1. Határozza meg, mely árukat és szolgáltatásokat kell megrendelni. A legtöbb megrendelhető árura a gyártási folyamatnak szüksége van. Ehhez a rendszer kiszámítja azokat az összetevőket, amelyeknek kéznél vannak a menetrend szerinti gyártáshoz, és kivonja a kézben lévő és fel nem osztott alapanyagokat a megszerzendő mennyiségek eléréséhez. Alternatív megoldásként, ha árukra vagy szolgáltatásokra van szükség egy értékesítési vagy adminisztrációs funkcióhoz, a felhasználó kitölt egy igénylőlapot, amely részletezi az igényeit, és továbbítja azt a beszerzési osztálynak.

  2. Amikor az árukat folyamatos gyártás céljából vásárolják, a rendszer előzetes beszerzési megrendelést nyújt be a vásárló személyzetnek, az egyes megvásárolható cikkeknél a leltár törzsdokumentációjában szereplő preferált szállító felhasználásával. A beszerző személyzet áttekinti és jóváhagyja ezeket a megrendeléseket, amelyeket vagy elektronikus úton, közvetlenül a beszállítóknak küldenek, vagy kinyomtatják és postázzák nekik.

  3. Ha nem szabványos árukat és szolgáltatásokat kérnek, a beszerző személyzet megvizsgálja a lehetséges beszállítókat, kiválasztja a legjobbat, és megrendelést ad ki nekik.

  4. Az áruk beérkezésekor a fogadó részleg hozzáfér a nyitott vételi rendelésekhez a rendszerben, és beírja a beérkezett mennyiségeket.

  5. A beszállítói számlák beérkezésekor a szállítói állomány bejelentkezik a rendszerbe. Ezután a rendszer összehasonlítja ezeket a számlákat a vásárlási megbízások engedélyezésével és az információk fogadásával annak megállapítása érdekében, hogy a számlák kifizethetők-e. Jelentős mennyiségű kézi egyeztetési munka lehet ebben a szakaszban. Az eredmény egy számlák összessége, amelyeket jóváhagytak a fizetéshez.

  6. A rendszer az előre meghatározott fizetési feltételek alapján ütemezi a beszállítóknak történő kifizetéseket. Ha beérkezik egy ütemezett fizetési dátum, a rendszer feldolgoz egy sor fizetést, amely vagy elektronikus átutalás, vagy csekk formájában történik.