Próbaegyenleg | Példa | Formátum

A próbaegyenleg és szerepe a számviteli folyamatban

A próbaegyenleg egy beszámolási időszak végén futtatott jelentés, amely az egyes főkönyvi számlák végső egyenlegét tartalmazza. A jelentést elsősorban annak biztosítására használják, hogy az összes terhelés összege megegyezzen az összes jóváírás összegével, ami azt jelenti, hogy a könyvelési rendszerben nincsenek kiegyensúlyozatlan naplóbejegyzések, amelyek lehetetlenné tennék a pontos pénzügyi kimutatások elkészítését. Az év végi próbaegyenleget általában a könyvvizsgálók kérik az ellenőrzés megkezdésekor, hogy a jelentésben szereplő számlaegyenleget át tudják vinni az ellenőrzési szoftverükbe; kérhetnek elektronikus verziót, amelyet könnyebben át tudnak másolni a szoftverükbe.

Még akkor sem, ha a próbaegyenlegen feltüntetett terhelési és jóváírási összegek megegyeznek egymással, ez még nem jelenti azt, hogy a próbaegyenlegben felsorolt ​​számlákon nincsenek hibák. Például egy terhelést rossz számlára lehetett beírni, ami azt jelenti, hogy a terhelés teljes értéke helyes, bár az egyik mögöttes számlaegyenleg túl alacsony, egy másik pedig túl magas. Például egy tartozással foglalkozó ügyintéző 100 dolláros beszállítói számlát vezet be a beszedési költség terhelésével és egy 100 dolláros jóváírással az elszámolható kötelezettségek számláján. A terhelésnek a közüzemi költségek számlájára kellett volna kerülnie, de a próbaegyenleg továbbra is megmutatja, hogy a terhelések teljes összege megegyezik a jóváírások teljes számával.

A próbaegyenleg a pénzügyi kimutatások kézi összeállítására is felhasználható, bár a kimutatásokat automatikusan létrehozó számítógépes számviteli rendszerek túlnyomó többségében a jelentést ritkán használják erre a célra. Valójában már nincs szükség a próbaegyenleg-jelentés használatára a számviteli műveletek során.

A próbaegyenleg első kinyomtatásakor ki nem igazított próbamérlegnek nevezzük. Ezután, amikor a számviteli csapat kijavítja a talált hibákat és kiigazításokat hajt végre annak érdekében, hogy a pénzügyi kimutatások megfeleljenek egy számviteli keretrendszernek (például GAAP vagy IFRS), a jelentést korrigált próbaegyenlegnek hívják. A kiigazított próbaegyenleget általában kinyomtatják és az év végi könyvben tárolják, majd archiválják. Végül, az időszak lezárása után a jelentést a zárás utáni próbaegyenlegnek nevezzük.

A próbaegyenleg szigorúan a számviteli nyilvántartásokból összeállított jelentés. Mivel azonban a jelentés áttekintése eredményeként korrekciós bejegyzések történhetnek, azt lehet mondani, hogy a próbaegyenleg könyvelése magában foglalja azt a kiigazítási folyamatot, amely egy kiigazítatlan próbamérleget korrigált próbamérleggé alakít.

Ha vannak olyan leányvállalatok egy szervezetben, amelyek beszámolnak eredményeikről egy anyavállalatnak, az anyavállalat minden leányvállalattól kérheti a végleges próbaegyenleget, amelyet felhasznál a konszolidált eredmények elkészítéséhez az egész vállalat számára.

A főkönyvet a belső könyvelők által preferált jelentés jelenti, mivel megmutatja azokat a részletes tranzakciókat is, amelyek a végső egyenleget tartalmazzák, vagy legalább az adott információt tartalmazó alkönyvtár felé mutatnak. Ez a további részletesség feltárja a tevékenységet egy számlán egy elszámolási időszak alatt, ami megkönnyíti a kutatás elvégzését és az esetleges hibák észlelését.

Próbaegyenleg formátum

Az első próbaegyenleg-jelentés a következő oszlopokat tartalmazza:

  1. Számlaszám

  2. Felhasználónév

  3. Beszedési egyenleg befejezése (ha van)

  4. Hitelegyenleg befejezése (ha van)

Minden sor csak egy számla végső egyenlegét tartalmazza. A végegyenleggel rendelkező összes számla szerepel a próbaegyenlegben; általában a számviteli szoftver automatikusan blokkolja az összes nulla egyenlegű fiók megjelenését a jelentésben.

A próbaegyenleg kiigazított változata egyesítheti a terhelési és jóváírási oszlopokat egyetlen kombinált oszlopba, és oszlopokat adhat hozzá a kiigazító bejegyzések és a felülvizsgált végegyenleg megjelenítéséhez (amint ez a következő példában szerepel).

Példa a próbaegyenlegre

A következő próbaegyenleg-példa egyesíti a terhelési és jóváírási összeget a második oszlopban, így az összesítés összesítő egyenlege nulla (és ennek lennie kell). A kiigazító bejegyzések a következő oszlopba kerülnek, így a jobb szélső oszlopban kiigazított próbaegyenleget kapunk.

ABC International

Próbaegyenleg

20XX augusztus 31